Virtuální ústní jednání v rozhodčím řízení (1.díl)

Autor: JUDr. Ing. Miloš Olík, Ph.D., LL.M., FCIArb a JUDr. Margarita Karešová Kucharčuk

Šíření nového koronaviru SARS-CoV-2 (COVID-19) napříč celým světem hluboce zasáhlo obchod, zpomalilo ho a někde dokonce téměř paralyzovalo. Události posledních měsíců se dotkly všech aspektů podnikání, včetně sporové agendy, která k podnikání patří, ať chceme či nechceme. Nejenom v České republice, ale i v zahraničí soudy plošně odročují ústní jednání na pozdější termíny z důvodu nemožnosti vést klasické ústní jednání se stranami, soudci, svědky a dalšími osobami na stejném místě a ve stejné místnosti. S odročením ústních jednání však mohou být pro strany spojeny různé problémy, např. další nabíhání úroků z prodlení apod.

Řešení současné situace kolem ústních jednání může poskytnout v první řadě právě rozhodčí řízení, které je flexibilní, není svázáno přísnými pravidly jeho vedení a do značné míry je ovlivněno dohodou stran sporu. Rozhodčí řízení totiž umí již teď nabídnout vedení virtuálního ústního jednání.

Virtuální ústní jednání nebo také e-hearing jako koncept nevznikl jako reakce na současnou situaci kolem SARS-CoV-2. Některé mezinárodní rozhodčí soudy ho mají v běžné nabídce svých služeb, např. Hongkongské mezinárodní rozhodčí centrum (HCIAC). Další ho teprve začínají zkoušet. Nicméně nyní, kdy je omezena možnost cestování po světě a ztíženo vedení ústních jednání s osobní přítomností všech osob, bude význam virtuálních jednání nepochybně stoupat. Zahraniční rozhodčí instituce, např. ICC, ICSID, Americká arbitrážní asociace (AAA) a její mezinárodní devize Mezinárodní centrum pro řešení sporů (ICDR) pobízejí strany, aby zvolily virtuální ústní jednání.

Virtuální ústní jednání však nenabízejí jen rozhodčí instituce, ale lze je zakomponovat i do ad hoc rozhodčích řízení. Stačí využít služeb specializovaných platforem, které jsou schopné nabídnout technické zázemí pro vedení virtuálního ústního jednání.

Virtuální ústní jednání však není panaceou, ale je alternativním řešením, které má svá specifika, a to technická a právní.

Po technické stránce před rozhodčími senáty a ad hoc rozhodci budou stát např. otázky, jak zabezpečit bezpečné a kvalitní připojení pro všechny zúčastněné, jak zabránit případnému úniku dat, kdy organizovat ústní jednání pro osoby v různých časových pásmech apod. Po právní stránce především půjde o zabezpečení procesní rovnosti stran a příležitosti věc projednat. Nemalou výzvou bude též zabezpečení provedení důkazů v podobě výslechu svědků či expertů.

Ve virtuálním ústním jednání vidíme celou řadu výhod.

Je pro strany levnější – není zapotřebí vynakládat náklady na cestování, ubytování, tisknout materiály apod.  Tyto náklady tvoří velkou položku nákladů zejména u rozhodčích řízení, kde je angažován větší tým právních zástupců a je třeba vyslechnout více svědků.

Dalším aspektem je to, že představuje menší časovou zátěž pro všechny zúčastněné.  Vrcholoví manažeři (v roli klienta), kteří by se jinak rádi zúčastnili ústního jednání, se často rozhodnou jednání nezúčastnit právě z časových důvodů. Přitom jejich osobní přítomnost na jednání může být ku prospěchu věci. Rozhodci vedou strany sporu ke smírnému řešení situace, nicméně právní zástupci stran většinou nemají plný mandát na to, aby na místě pohotově zareagovali např. na nabídku protistrany k narovnání bez porady s klientem. Rozhodci takovou situaci řeší např. tak, že jednání odročí, aby poskytli stranám prostor. Naopak v případech, pokud je klient přítomen na jednání, je často větší pravděpodobnost smírného vyřešení situace již na „místě“ bez nutnosti řízení odročovat.

Virtuální ústní jednání může celé řízení dokonce urychlit. Troufáme si říci, že najít společný termín pro všechny zúčastněné pro ústní jednání, kam nikdo nemusí fyzicky cestovat a všichni mohou uskutečnit videohovor ze své kanceláře/domu, je mnohem snadnější. Virtuální hearing je rovněž možné nahrát, čímž by mohla odpadnout potřeba pořizovat zápis z jednání.

Účast svědků je v rozhodčím řízení dobrovolná. Není bohužel nic neobvyklého, kdy svědci nebyli ochotní se ústního jednání zúčastnit právě z důvodu, že by to pro ně bylo časově náročné. I tento problém by mohlo virtuálně vedené ústní jednání odstranit.

Virtuální ústní jednání má i své nevýhody. Někteří rozhodci s tím nemají zkušenost a mají odstup od „neznáma“.  Dále zejména rozhodci mohou mít obavy, že přijdou o osobní „vnímání případu“, zejména pokud jde o výslechy svědků. S výslechy je také spojována obava, zda a jak bude zabezpečeno, aby svědek neměl možnost se v průběhu své výpovědi jakkoliv „radit“, pokud bude pouze snímán kamerou. Nakonec je zde logicky určité riziko technických problémů různého druhu.

Virtuální ústní jednání však dle našeho názoru odpovídá hlavním arbitrážním zásadám – rychlost, důvěrnost, snížené náklady a rovnost stran. Jsme přesvědčeni, že virtuální ústní jednání nebudou jen přechodnou záležitostí v období pandemie koronaviru SARS-CoV-2, ale budou novým trendem v rámci hledání efektivního způsobu řešení sporů. Jsme si vědomi, že virtuální ústní jednání není univerzální řešení vhodné pro všechny arbitráže. Na druhou stranu však pro mnohé arbitráže může být mnohem efektivnějším nástrojem a doporučujeme všem rozhodcům a stranám, aby zvážili využití možnosti virtuálního ústního jednání v jejich případech.

V dalším mini dílu se podíváme na existující best practices a pravidla rozhodčího řízení, která zohledňují specifiku virtuálních ústních jednání nebo jejich určitých prvků.

The Legal 500: ROWAN LEGAL si odnáší nejvyšší ocenění Webinář - Jak postupovat, pokud je váš IT projekt v ohrožení