Virtuální ústní jednání v rozhodčím řízení – řešení od ICC (2.DÍL)

Autoři: JUDr. Ing. Miloš Olík, Ph.D., LL.M., FCIArb,  JUDr. Margarita Karešová Kucharčuk a Mgr. František Halfar, Ph.D.

Ve druhém díle naší série příspěvků na téma e-hearing v rozhodčím řízení se budeme věnovat doporučení ohledně ústních jednání v období nákazy COVID-19 jedné z nejvýznamnějších mezinárodních rozhodčích institucí, a to Rozhodčího soudu při Mezinárodní obchodní komoře v Paříži (ICC). Ten v reakci na aktuální stav dne 9. dubna 2020 vydal Pokyny k možným opatřením za účelem zmírnění důsledků pandemie COVID-19 (v původním znění „ICC Guidance Note on Possible Measures Aimed at Mitigating the Effects of the COVID-19 Pandemic“; dále jen „Pokyny“).

Účelem Pokynů je poskytnout účastníkům řízení, a především rozhodcům, jistý návod, jak se vyrovnat se současnými omezeními v souvislosti s probíhající pandemií, jež mohou mít nežádoucí dopad jak na již zahájená rozhodčí řízení, tak na potenciálně nová. Pokyny ICC se přirozeně vztahují na rozhodčí řízení podle Pravidel pro rozhodčí řízení ICC („Pravidla ICC“), nicméně doporučení tam uvedená mohou být dobrou inspirací v rozhodčím řízení obecně.

Při rozhodování o procesních opatřeních, včetně způsobu vedení ústního jednání a stanovení jeho termínu, mají rozhodci postupovat v souladu se zásadou rychlého vedení sporu a minimalizace nákladů (expeditious and cost-effective manner). Mají vzít v potaz všechny okolnosti případu, včetně dopadu pandemie COVID-19, složitost sporu, počet účastníků, předpokládanou délku ústního jednání a přípravy stran na něj, důvody pro pokračování v řízení bez zbytečného odkladu a také dopady v případě přeložení termínu ústního jednání na pozdější datum. (Pokyny ICC, odst. 18).

Zásadní otázkou je, za jakých předpokladů lze virtuální ústní jednání nařídit. S ohledem na procesní práva účastníků řízení by si měli rozhodci nejprve vyžádat souhlas stran. Pokud tento není udělen (aspoň jednou ze stran), Pravidla ICC výslovně nebrání tomu, aby rozhodci nařídili virtuální ústní jednání i bez souhlasu stran. Takový postup lze opřít o širokou diskreční pravomoc pro vedení řízení rozhodců dle ustanovení čl. 22 odst. 2 Pravidel ICC. Dle tohoto ustanovení mohou rozhodci v rámci efektivity vedení řízení (po konzultaci se stranami) přijmout taková procesní opatření, která považují za vhodná, ledaže tato jsou v rozporu s dohodou stran.

Pokyny v tomto ohledu nicméně zdůrazňují, že při nařízení e-hearingu bez souhlasu stran je nutné takové rozhodnutí jednak náležitě odůvodnit (mj. s ohledem na výše uvedená kritéria), ale především také posoudit případné dopady na vykonatelnost rozhodčího nálezu (Pokyny odst. 22). Zde lze upozornit na obecnou povinnost rozhodců podle čl. 42 Pravidel ICC při vedení řízení vyvinout veškeré úsilí, aby byl rozhodčí nález vykonatelný. Rozhodci tak musí zohlednit meze své diskreční pravomoci především z hlediska lex arbitri, tj. práva, jemuž podléhá dané rozhodčí řízení (typicky dle sjednaného sídla řízení).

Pokyny také nabízejí znění pro tzv. cyber-protokoly a procesní usnesení k organizačním otázkám vedení virtuálního ústního jednání, jež má být předmětem konzultací stran a rozhodců. Do cyber-protokolu lze promítnout opatření k zajištění ochrany důvěrných informací (viz část III.B Pokynů a přílohu II Pokynů). V rámci procesních pravidel pro ústní jednání stojí za pozornost propracovaná on-line etiketa v příloze II Pokynů, kde se strany mimo jiné zavazují, že nebudou provádět nepovolené natáčení, vypnou mikrofony, pokud nemluví, nebudou přerušovat mluvicí osobu, budou se zdržovat marnění času během ústního jednání apod.

Především však Pokyny v části III.C uvádí řadu dalších otázek, jež by rozhodci měli při konání virtuálního jednání vzít v potaz za účelem zachování rovnosti stran a poskytnutí stejných příležitostí věc před rozhodci projednat: např. časová pásma zemí, kde se nacházejí účastnici řízení; logistické otázky; účast tlumočníků; vytvoření zápisu ústního jednání v reálném čase; zajištění postupů pro ověření přítomnosti osob; zajištění postupů pro podání svědeckých výpovědí apod. Spatřujeme velmi užitečným, že ICC sepsalo seznam (viz Pokyny, příloha I), tzv. checklist, který pamatuje na:

1. otázky před konáním ústního jednání, a to např. identifikace otázek, jež je nutné vyřešit v rámci ústního jednání (na rozdíl od otázek, které mohou být vyřešeny pouze na základě písemných podání), odsouhlasení počtu osob účastnících se virtuálního jednání (rozhodců, stran, právních zástupců, asistentů, překladatelů, techniků atd.) a možnosti účastníků soukromě se radit apod;
2. technické záležitosti, a to např. výběr platformy pro konání virtuálního jednání, určení a zajištění minimálních technických požadavků pro hladký průběh jednání, zkušební jednání („mock sessions“);
3. ochrana soukromí a bezpečnosti, a to např. zda obsah jednání zůstane utajen či bude zveřejněn, dohoda o mlčenlivosti, dohoda ohledně možností záznamu jednání či jeho přepisu, minimální požadavky zašifrování online přenosu;
4. online etiketa a zajištění řádného procesu, a to např. dohoda ohledně hlavního mluvčího (lead-speaker), zákaz používání zařízení, která by mohla nepříznivě ovlivnit spojení, dohoda ohledně postupu pro vznesení námitek;
5. opatření k dokazování a výslechu svědků a znalců, a to např. konzultace mezi stranami a rozhodci ohledně procesu výslechu svědků, zvážení možnosti využití sdílených obrazovek pro prezentaci důkazů apod.

Pokyny jsou detailně zpracovaným návodem pro zajištění předpokladů pro efektivní a řádné vedení virtuálního ústního jednání v rozhodčím řízení s minimalizací rizik spojených s e-hearingem, jež jsme blíže identifikovali v prvním díle naší série příspěvků.

Pokyny tak lze nepochybně doporučit pro využití nejen v řízení podle Pravidel ICC, když máme za to, že doporučení v něm uvedená jsou obecně použitelná pro rozhodčí řízení jako takové, včetně např. rozhodčího řízení ad hoc (samozřejmě s ohledem na použitelná procesní pravidla).

Pokyny ICC k možným opatřením za účelem zmírnění důsledků pandemie COVID-19 dostupné zde.

Webinář: IT projekt v ohrožení Lex Covid: K čemu podnikatelům (ne)poslouží vyhlášení mimořádného moratoria