Novela zákoníku práce přinesla do pracovního práva část podstatných změn, mezi něž patří mimo jiné i úprava dosavadních pravidel pro doručování a elektronizaci dokumentů, která je v praxi mezi zaměstnavateli stále častějším tématem. Novela tak umožňuje přiblížit se celkové digitalizaci pracovněprávních procesů v oblasti lidských zdrojů. Digitalizace pracovněprávních dokumentů by měla přinést i další výhody jako například snadnou dohledatelnost dokumentů, jejich bezpečné uložení, a také zvýšit efektivitu a snížit náklady zejména zaměstnavatelům.
V tomto článku se budeme věnovat elektronizaci pracovněprávních dokumentů z pohledu zaměstnavatele, přičemž se zaměříme zejména na právní úpravu podpisů pracovněprávních dokumentů, jejich formu, doručování a archivaci.
Podepisování a forma elektronických pracovněprávních dokumentů
V první řadě je třeba zmínit, že jedním z hlavních požadavků zákoníku práce je písemná forma pro naprostou většinu právních jednání souvisejících se vznikem, změnou nebo skončením pracovněprávních vztahů. Písemná forma je poté podle platné právní úpravy dodržena i v případě, kdy je dokument vyhotoven v elektronické podobě.
I v případě elektronické podoby je k platnosti právního jednání nezbytný (elektronický) podpis jednajícího. Právní úprava v současnosti rozlišuje mezi několika typy elektronických podpisů – jednoduchý elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, kvalifikovaný elektronický podpis a zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Všechny zmíněné typy elektronických podpisů jsou přitom rovnocenné podpisu vlastnoručnímu a liší se zejména svojí průkazností a vlastnostmi.
K naplnění písemné formy je při podepisování elektronického dokumentu ve smyslu ust. § 562 občanského zákoníku poté zásadní, aby došlo k zachycení obsahu právního jednání a určení jednající osoby. První požadavek je naplněn již například emailovou nebo textovou zprávou, jeho prokázání proto zpravidla nebývá sporné. Druhý požadavek je však naplněn až ve chvíli, kdy není pochyb o tom, kdo právní jednání učinil. Právě prokázání, kdo jednání skutečně činil, může být v praxi problematické. Zároveň platí, že nebudou-li splněny oba požadavky, hrozí riziko, že právní jednání bude stiženo vadou. V této souvislosti lze proto pro odstranění všech pochyb v souvislosti s určením jednající osoby doporučit a upřednostnit při podepisování elektronických dokumentů vyšší úrovně podpisů, které umožňují jednoznačnou identifikaci jednající osoby, tj. zejména kvalifikovaný elektronický podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.
Doručování elektronických pracovněprávních dokumentů
Pokud jsou splněny náležitosti formy a elektronických podpisů a nejde-li o jednání mezi přítomnými osobami, je nezbytné věnovat se také problematice doručování. Zaměříme-li se výhradně na doručování elektronických pracovněprávních dokumentů v pracovněprávním vztahu, musíme rozlišovat mezi doručováním v „přísnějším“ režimu dle zákoníku práce a režimu dle zákoníku občanského. Níže stručně shrnujeme pravidla doručování v obou těchto režimech.
- Doručování písemností dle zákoníku práce
Zákoník práce u vybraných dokumentů, tzv. písemností, požaduje jejich doručování dle speciální pravidel stanovených v zákoníku práce.
Ustanovení § 334 zákoníku práce poté stanoví, že za písemnost se považuje:
a) výpověď;
b) okamžité zrušení;
c) zrušení ve zkušební době;
d) další písemnosti týkající se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody o rozvázání pracovního poměru podle § 49 a dohod/y o rozvázání právního vztahu založeného dohodami dle § 77 odst. 5 písm. a) zákoníku práce;
e) odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa;
f) mzdový nebo platový výměr.
Písemnosti uvedené výše musí být zaměstnanci ze strany zaměstnavatele doručovány do vlastních rukou, což kromě osobního předání na pracovišti, nebo na jakémkoliv místě, kde bude zaměstnance zastižen, zahrnuje též doručování datovou schránkou nebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.
V případě doručování prostřednictvím sítě nebo služeb elektronických komunikací je nutné dodržet i další podmínky podle § 335 zákoníku práce, a to:
a) že k tomuto způsobu doručování udělil zaměstnanec souhlas v samostatném písemném přihlášení, ve kterém uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele;
b) zaměstnavatel písemně informoval zaměstnance o podmínkách doručování písemností, včetně lhůty k uplatnění fikce doručení;
c) písemnost je podepsána uznávaným elektronickým podpisem.
Jestliže zaměstnanec písemný souhlas udělí a bude mu tímto způsobem doručováno, je písemnost doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou převzetí písemnosti. Pokud zaměstnanec převzetí nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty (nastává tzv. fikce doručení).
V tomto kontextu považujeme za problematické, že novela nepřinesla jasná pravidla pro to, kdy se písemnost považuje bezpečně za dodanou. Proto z důvodu opatrnosti ani po novele nedoporučujeme zejména písemnosti týkající se jednostranného skončení pracovního poměru doručovat touto cestou. Doporučujeme spíše využít datové schránky, příp. osobního předání nebo je-li to možné, pošty.
V případě, že zaměstnanec i zaměstnavatel disponují datovou schránkou a zaměstnanec si ji neznepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, je možné využít doručování do datové schránky. Využití tohoto způsobu doručování je snadné, jelikož v tomto případě je doručeno okamžikem, kdy se zaměstnanec do datové schránky přihlásí. Když se zaměstnanec do 10 dní od dodání písemnosti do své datové schránky nepřihlásí, nastává fikce doručení a písemnost se považuje za doručenou posledním dnem této desetidenní lhůty. Jsme toho názoru, že datovou schránkou lze zpravidla v celku bezpečně doručovat veškerou pracovněprávní dokumentaci.
-
Doručování ostatní pracovněprávní dokumentace
Zbývající pracovněprávní dokumentace, která nepodléhá režimu doručování dle zákoníku práce, se doručuje dle pravidel občanského zákoníku.
V případě doručování dle občanského zákoníku postačuje, pokud projev vůle dojde do sféry dispozice adresáta a adresát tak má objektivní možnost se seznámit s obsahem projevu vůle.
Konkrétně pro účinné doručení dokumentu zaměstnanci v režimu občanského zákoníku postačuje, pokud tento dokument dojde do sféry druhé smluvní strany. V případě dokumentu obsaženého v e-mailové zprávě by tedy podle tohoto postupu mělo být doručeno ve chvíli, kdy se tento e-mail uloží do e-mailové schránky adresáta.
Zaměstnavatel by nicméně měl volit takový postup, aby následně mohl prokázat dojití do sféry vlivu adresáta.
V případě doručování dvoustranných dokumentů souvisejících se vznikem, změnou pracovního poměru a skončením pracovního poměru, tzn. pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohody podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) zákoníku práce je nutné zohlednit § 21 zákoníku práce, který říká, že jsou-li tyto dokumenty uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil.
V případě pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti nebo jejich změn, je zaměstnanec v případě uzavírání prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací oprávnění od nich odstoupit od okamžiku jejich uzavření, nejpozději však ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance. Odstoupení musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží. Odstoupení je možné, jen dokud nebylo ze strany zaměstnance započato s plněním.
Stejně jako v případě doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služeb elektronických komunikací, novela nepřinesla jasná pravidla pro to, kdy se písemnost považuje bezpečně za dodanou. Nicméně, v daném případě považujeme riziko, že zaměstnanec bude od uzavřené dokumentace odstupovat, za výrazně nižší, a proto bychom se této formě uzavírání a změny pracovněprávní dokumentace nebránili.
Archivace elektronických pracovněprávních dokumentů
Pro zaměstnavatele, potažmo oddělení lidských zdrojů, je v souvislosti s elektronizací pracovněprávní agendy důležitá rovněž archivace dokumentů. Archivace elektronických dokumentů je oproti dokumentům v listinné podobě výrazně přehlednější, a především jsou tak dokumenty zpravidla lépe zabezpečené.
Problémem v této oblasti je pak na druhou stranu časová platnost elektronicky podepsaných dokumentů. K zachování platnosti dokumentu je tedy potřeba udržovat platnost certifikátu elektronického podpisu, případně ji prodloužit připojením elektronického časového razítka.
Nedávné změny, které přinesla novela zákoníku práce, tak představují významné kroky k elektronizaci veškeré pracovněprávní dokumentace a odstraňují některé z překážek, které na této cestě dosud stály. Elektronické doručování zejména dokumentace související s jednostranným skončením pracovního poměru však není ani po novele z našeho pohledu bezpečné. Při používání různých aplikací pro podepisování a doručování pracovněprávní dokumentace musí zaměstnavatelé pečlivě zvažovat funkcionality, které aplikace nabízejí a podle toho se rozhodnout, jakou dokumentaci prostřednictvím těchto aplikací budou doručovat tak, aby doručení bylo bezpečné. Nicméně i přes výše uvedené výhrady máme za to, že novela pro elektronizaci HR dokumentace znamená krok správným směrem.
