V tomto dokumentu jsou uvedeny podrobné informace o tom, jak zpracováváme osobní údaje v případě, že navštívíte náš web nebo se zúčastníte některé z akcí, kterou pořádáme nebo na jejíž organizaci se podílíme. Konkrétně zde naleznete zejména informace o tom, na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme, k jakým účelům je používáme, komu je můžeme předávat a jaká máte práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.
A. Kdo je správcem osobních údajů?
Správcem osobních údajů je společnost ROWAN LEGAL, advokátní kancelář s.r.o., IČO: 284 68 414, se sídlem Na Pankráci 1683/127, Nusle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 143781 (dále jen „my“).
B. Jaké osobní údaje zpracováváme?
V souvislosti se používáním našeho webu, zajištěním Vaší účasti na akcích a informováním o našich aktivitách, novinkách a akcích zpracováváme:
- identifikační a kontaktní údaje, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefon a údaj o organizaci, za kterou vystupujete,
- informace o používání webu, zejména údaje o IP adres a údaje ukládané prostřednictvím tzv. cookies, je-li jejich ukládání povoleno,
- informace z kontaktních a jiných formulářů, zejména Vaše poptávky, žádosti či dotazy.
- informace z přihlašovacích formulářů, zejména informace o akci, na kterou se přihlašujete, a dále Vaše požadavky či preference,
- fotografie a zvukové a zvukově obrazové záznamy pořízené v rámci akce,
- záznamy vzájemné komunikace, včetně Vaší zpětné vazby.
C. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
Osobní údaje zpracováváme pro různé účely a na základě různých právních titulů. Níže tak naleznete podrobné informace o tom, jak zpracováváme osobní údajů v souvislosti s:
- vyřizováním žádostí a požadavků zaslaných prostřednictvím webových formulářů,
- používáním cookies na webu,
- účastí na akci, kterou pořádáme na jejíž organizace se podílíme,
- informováním o našich aktivitách, novinkách a akcích.
C.1 Vyřizování žádostí a požadavků zaslaných prostřednictvím webových formulářů
Vaše identifikační a kontaktní údaje a informace z kontaktních a jiných formulářů zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu na vyřízení takového požadavku či žádosti, kterou nám zašlete zejména prostřednictvím kontaktního nebo jiného formuláře. V tomto případě Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou k vyřízení požadavku či žádosti a jeden další rok, pro případ navazujících dotazů.
V případě, že Váš požadavek nebo žádost směřuje k uzavření smlouvy, zpracováváme výše uvedené údaje na základě kroků vedoucích k uzavření takové smlouvy, a to po dobu nezbytnou k jejich provedení.
C.2 Používání cookies na webu
Na našem webu používáme různé druhy cookies a některé z nich do Vašeho zařízení ukládá či používá přímo náš web, jiné ukládají a čtou nástroje třetích stran, které využíváme. Některé z nich můžeme používat bez Vašeho souhlasu, jiné pouze s ním.
Na našem webu používáme následující druhy cookies, jejich kompletní přehled naleznete v cookies liště, kterou si můžete kdykoliv zobrazit pomocí tlačítka v dolním rohu obrazovky.
Nutné cookies
Používáme nutné cookies, které nám pomáhají k zajištění základních funkcí webu jako je navigace na stránkách a uložení Vašich voleb, mimo jiné i ohledně cookies. Web bez těchto cookies nemůže správně fungovat nebo Vám nemůže poskytnout služby, které si vyžádáte. Proto k jejich používání nepotřebujeme Váš souhlas. Získané osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v zajištění funkčnosti a bezpečnosti našeho webu.
Preferenční cookies
Na základě Vašeho souhlasu Vám pomocí těchto cookies můžeme poskytovat dodatečné funkce webu jako je uložení jazykových preferencí.
Statistické cookies
Pokud nám k tomu udělíte souhlas, budeme používat cookies, které nám pomáhají porozumět tomu, jak návštěvníci používají náš web. Na základě těchto informací můžeme náš web upravovat a optimalizovat tak, aby byl zážitek z jeho prohlížení co nejlepší.
Marketingové cookies
S Vaším souhlasem používáme také marketingové cookies, které používáme za účelem propagace nás a našeho webu. Získané informace o používání webu nám pomáhají k tomu, abychom Vám zobrazovali nabídky přizpůsobené na míru. Za tímto účelem také informace o používání webu předáváme reklamním a sociálním sítím, abychom Vám naše nabídky mohly zobrazit i na webech třetích stran.
Pro všechny výše uvedené účely používáme osobní údaje získané prostřednictvím cookies po dobu, která je uvedena u každé cookies v cookie liště.
C.3 Účast na akci, kterou pořádáme na jejíž organizace se podílíme
V souvislosti se zajištěním Vaší účasti na akcích, které pořádáme nebo na jejichž organizaci se podílíme, zpracováváme osobní údaje pro následující účely:
Zajištění účasti na akci
Vaše identifikační a kontaktní údaje, informace z přihlašovacích formulářů a záznamy vzájemné komunikace zpracováváme na základě plnění smlouvy za účelem zajištění účasti na akci, a to po dobu nezbytnou k zajištění účasti na akci a následně na základě našeho oprávněného zájmu na vedení statistik a evidencí po dobu 3 let od jejího skončení.
Propagace naší činnosti
V rámci námi pořádaných akcí můžeme na základě našeho oprávněného zájmu pořizovat fotografie, zvukové a zvukově obrazové záznamy, které mohou zachycovat i účastníky akce a které můžeme použít k propagaci naší činnosti, např. na našem webu nebo online platformách. Takto pořízené fotografie a záznamy můžeme aktivně používat maximálně po dobu 3 let od konání akce.
Proti zpracování údajů na základě oprávněného zájmu můžete podat námitku (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) nebo nás na akci upozornit, že nechcete být fotografováni a nahráváni.
C.4 Informování o našich aktivitách, novinkách a akcích
Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme identifikační a kontaktní údaje a informace z kontaktních a jiných formulářů k propagaci našich aktivit, seminářů a jiných akcí a dále také k zasílání vzdělávacích newsletterů, informování o novinkách, které se týkají ROWAN LEGAL anebo projektů, na kterých se podílíme.
Zasílání informačních a propagačních sdělení, která Vám jsou zasílána elektronicky prostřednictvím e-mailu, můžete kdykoliv zrušit a jejich další zasílání zakázat, a to přes odkaz uvedený v každém takto zaslaném sdělení. V takovém případě Vám již nebudou tato sdělení nadále zasílána.
D. Komu Vaše osobní údaje předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.
Fotografie a záznamy z akcí můžeme předat provozovatelům online platforem za účelem propagace naší činnosti.
Vaše osobní údaje mohou být za výše uvedenými účely předávány dalším osobám v pozici zpracovatelů. Těmito osobami mohou být zejména poskytovatelé technické infrastruktury, provozovatelé služeb nástrojů sloužících tvorbě statistik a evidencí, marketingových nástrojů a nástrojů pro poskytování dodatečných webových funkcí.
Výše uvedené údaje můžeme dále předat dalším správcům v případě, kdy budeme povinni tyto údaje předat na základě zákona (zejména soudům a policii při výkonu jejich zákonných pravomocí), a v případě, kdy budeme tyto údaje pro dosažení výše uvedeného účelu předávat státním orgánům či třetím osobám (zejména osobám poškozeným protiprávním jednáním).
V některých případech mohou být osobní údaje předávány i do zemí mimo Evropský hospodářský prostor. Tyto země mohou mít odlišné právní předpisy a standardy týkající se ochrany osobních údajů. Veškeré takové předávání se však uskutečňuje pouze na základě standardních smluvních doložek vydaných Evropskou komisí a dostupných na adrese https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914, které se příjemce ve třetí zemi zavázal vedle dalších opatření dodržovat, nebo na základě jiných opatření zajišťujících odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.
E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako máme my svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva také Vy. Mezi tato práva patří:
E.1 Právo odvolat souhlas se zpracováním
Vámi udělený souhlas můžete kdykoli odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Souhlas udělený prostřednictvím cookie lišty můžete kdykoliv odvolat pomocí tlačítka v rohu obrazovky.
E.2 Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděli v těchto Informacích o zpracování osobních údajů. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud zpracovávány jsou, máte právo k nim získat přístup. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.
E.3 Právo na opravu
Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
E.4 Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali.
- Využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme.
- Ukáže se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
- Toto právo se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:
- splnění naší právní povinnosti;
- účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo
- určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
E.5 Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu.
Zpracování osobních údajů musíme omezit, jestliže:
- a) popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
b) Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
c) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků; nebo
d) vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.
E.6 Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které vedeme v listinné podobě.
E.7 Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše osobní údaje přestaneme zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
E.8 Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:
E-mail: osobniudaje@rowan.legal
Doručovací adresa: ROWAN LEGAL, advokátní kancelář s.r.o., Na Pankráci 1683/127, Nusle, 140 00 Praha 4
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.
