Dne 1. 6. 2021 nabyl účinnosti zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů („Zákon o evidenci“). Zákon o evidenci zavedl nové povinnosti na straně evidujících osob, jejichž splnění svázal s veřejnoprávními a soukromoprávními sankcemi. Soukromoprávní sankce v podobě zákazu vyplácení podílu na prospěchu a zákazu výkonu hlasovacích práv na valných hromadách obchodních korporací představuje v evropském kontextu unikátní řešení, jež postihuje především nezapsané skutečné majitele.
Nesplnění povinností vyplývající ze Zákona o evidenci má ovšem významný dopad rovněž na evidující osoby, tj. obchodní korporace samotné. Veřejnoprávní sankce, jež jsou ze Zákona o evidenci na první pohled seznatelné, jsou však pouhým vrcholem ledovce, kterému je třeba se vyhnout. Aby statutární orgán při výkonu své funkce „nenarazil“ do pomyslného ledovce Zákona o evidenci, musí průběžně a důsledně kontrolovat veškeré požadavky, které tento právní předpis na statutární orgán klade.
Pro snazší orientaci v Zákoně o evidenci předkládáme právnické desatero statutárního orgánu.
- Identifikujte materiálního skutečného majitele.
Vždy usilujte o nalezení materiálního skutečného majitele, tj. nalezněte koncového vlastníka a/nebo osobu s koncovým vlivem a identifikujte fyzickou osobu, kterou zapíšete do příslušné evidence. Pozor na CEO s vlastní diskrecí, obecné zmocněnce, insolvenční správce a likvidátory, kteří zápisu rovněž podléhají.
- Evidujte a archivujte podklady.
Svoje úsilí o nalezení skutečného majitele si řádně evidujte. Archivujte si veškeré postupy, které jste učinili a veškeré závěry a podklady, které jste získali nebo které jste si vytvořili. Pamatujte na archivační lhůty.
- Vytvořte mechanismy kontroly.
Vytvořte si mechanismy, které zajistí průběžnou kontrolu skutečností rozhodných pro změnu zápisu v evidenci skutečných majitelů. Postupujte s péčí řádného hospodáře.
- Důvěřujte, ale častěji prověřujte.
Rozhodné skutečnosti pravidelně prověřujte, tj. minimálně před konáním valných hromad a vyplácením zisku nebo jiného prospěchu ze společnosti. Učiňte vše potřebné pro získání aktuálního přehledu, kdo je skutečným majitelem podle Zákona o evidenci.
- Považujte se za odpovědnou osobu.
Mějte na paměti, že odpovídáte za to, že veškeré zapisované údaje do evidence odpovídají skutečnosti. Případnou újmu jste společnosti povinni nahradit.
- Vyžadujte potřebnou součinnost.
Skutečný majitel, koncový příjemce a osoba s koncovým vlivem jsou ze zákona povinni evidující osobě poskytnout potřebnou součinnost. Na to je třeba tyto osoby pravidelně upozorňovat.
- Chovejte se jako řádný hospodář.
Identifikace skutečného majitele nemusí být finančně nákladná. Vždy začněte od informací, které jsou dostupné z vlastní činnosti společnosti a z veřejně dostupných zdrojů (obchodní rejstříky a sbírky listin, evidence skutečných majitelů – vč. zahraničních).
- V pochybnostech se zisk nevyplácí a na valných hromadách se nehlasuje.
Pokud se nepodaří skutečného majitele identifikovat, nebo existují důvodné pochybnosti o osobě skutečného majitele, zapište do příslušné evidence náhradního skutečného majitele a tuto skutečnost řádně odůvodněte. Pokud skutečný majitel, koncový příjemce a/nebo osoba s koncovým vlivem neposkytuje potřebnou součinnost k jejich zápisu do evidence, nevyplácejte těmto osobám zisk nebo jakýkoliv prospěch ze společnosti. Těmto osobám by mělo být rovněž zakázáno hlasovat na valných hromadách společnosti.
- K identifikaci skutečného majitele Vám stačí málo.
Pokud jste bezpečně jako skutečného majitele identifikovali fyzickou osobu jménem a příjmením, nicméně se nepodařilo získat ničeho dalšího, bude k řádné evidenci postačovat jakýkoliv jiný listinný důkaz o existenci této soby (např. výpis ze zahraniční evidence, aktuální článek v novinách atp.).
- Navštivte webinář ROWAN LEGAL.
ROWAN LEGAL si pro vás připravila webinář, na kterém se naši odborníci zaměřují na úskalí Zákona o evidenci s důrazem na povinnosti statutárních orgánů a následků jejich porušení. Nechte se systematicky provést předmětnou právní úpravou a zeptejte se na palčivé otázky, na které v praxi narážíte.
