Zdroj: Právní rádce
Autor: Mgr. Michal Nulíček, LL.M. a Mgr. Anna Cervanová, LL.M.
Whistleblowing podle připravovaného zákona o ochraně oznamovatelů představuje pro české firmy nejen nové povinnosti, ale také výrazné příležitosti. Jaké dopady má zavedení oznamovacího systému ve společnosti?
I zdravá a skvěle fungující společnost může během své existence čelit trestné nebo jinak protiprávní činnosti páchané zaměstnanci či členy užšího vedení. Typicky se může jednat o různé formy korupčního jednání, zpronevěru, daňovou trestnou činnost či trestnou činnost spojenou s veřejnými zakázkami. Takovou činností může být společnost přímo poškozená, může za ni však i odpovídat, a to buď společně s konkrétním pachatelem – fyzickou osobou –, nebo i samostatně. Podmínky vzniku trestní odpovědnosti společnosti jsou uvedené v zákoně o trestní odpovědnosti právnických osob.
Oba výše uvedené stavy jsou samozřejmě velmi nežádoucí – v prvním případě společnosti hrozí citelné finanční ztráty, ve druhém potom jednak finanční sankce, dále ale i možný zákaz účasti ve veřejných zakázkách, zákaz přijímání dotací, nebo v krajních případech dokonce zrušení. Nelze podcenit ani negativní dopady na reputaci u zaměstnanců a obchodních partnerů.
Nelze opomenout ani jinou protiprávní činnost, která nedosahuje stupně trestné činnosti, a jedná se tedy o přestupky. Těch může být široká škála – od úseku zaměstnanosti (pravidla BOZP, dodržování pravidel pro odměňování, zákaz diskriminace na pracovišti, zaměstnávání cizinců) přes ochranu osobních údajů, ochranu spotřebitele až po oblasti specifické pro činnost konkrétní společnosti (ochrana ovzduší, ochrana vod, oborová regulace v bankovnictví a pojišťovnictví, oborová regulace v energetice a celá řada dalších).
Společnosti i za přestupky hrozí tresty, které mohou podstatně zasáhnout do její činnosti, zejména peněžité pokuty; i za přestupek ale lze uložit trest zákazu činnosti. Negativní reputační aspekt hrozí i u přestupků.
Včasná identifikace a prevence škodlivé činnosti tak nepředstavuje pouze povinnost plynoucí ze zákona o ochraně oznamovatelů, ale současně důležitý zájem každé společnosti. Efektivní oznamovací systém přitom může pomoci včas identifikovat škodlivé činnosti a předcházet jim svou jednoduchostí při podávání podnětů nebo žádosti o důvěrnou konzultaci s odpovědnou osobou. Neméně podstatný je také závazek společnosti nepostihovat oznamovatele za podané podněty. V neposlední řadě pak musí každá společnost pracovat na své firemní kultuře a na závazku v boji proti korupci a protiprávní činnosti obecně.
Zproštění trestní odpovědnosti Vhodně nastavený oznamovací systém může být důležitým nástrojem nejen při identifikaci trestné činnosti, ale také po jejím spáchání. Součástí povinností společností podle zákona o ochraně oznamovatelů je totiž nejen přijímání oznámení, ale také přijetí nápravných opatření po obdržení důvodného oznámení (a případně též preventivních opatření pro zabránění opakování protiprávní činnosti).
Při plnění povinností daných zákonem o ochraně oznamovatelů má tedy podnik dobrou příležitost zavést takzvaný compliance systém, který slouží k systematické kontrole plnění povinností spojených s činností společnosti a k prokázání plnění povinností zejména orgánům veřejné moci nebo obchodním partnerům. Existence compliance systému je podstatným faktorem pro zproštění trestní odpovědnosti jako součást prokázání toho, že společnost vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby trestné činnosti zabránila. Pokud tedy dojde ke spáchání trestného činu, bude se posuzovat, zda šlo pouze o selhání jednotlivce, nebo jestli společnost systematicky páchání trestné činnosti podporovala nebo mu alespoň nebránila. Součástí tohoto hodnocení je i zavedení a zejména skutečné fungování interního oznamovacího systému. Orgány činné v trestním řízení by totiž měly hodnotit nejen existenci oznamovacího systému, ale také jeho skutečné fungování a efektivitu.
Užitečný návod, jak zavést funkční oznamovací systém a související pravidla pro reakci na zjištěnou protiprávní činnost a celkový compliance systém, obsahují ISO normy upravující systémy compliance a protikorupčního řízení – ISO 37001 a ISO 37301 – a nedávno publikovaná norma ISO 37002, mířící specificky na whistleblowing. Nelze opomenout ani to, že špatná nebo žádná implementace oznamovacího systému je zákonem o ochraně oznamovatelů klasifikována jako přestupek, za který hrozí pokuta až jeden milion korun nebo pět procent z čistého obratu společnosti. Zákon o ochraně oznamovatelů tak na jedné straně nabízí každé společnosti příležitost zlepšit a zefektivnit interní fungování, avšak na druhé straně hrozí společnosti podstatnou sankcí v případě, že v implementaci oznamovacího systému selže.
Dopady skryté škodlivé činnosti
Na jedné straně oznamovací systém cílí na identifikaci a předcházení korupce a jiných forem protiprávního jednání, které by se jinak mohly ve společnosti vyskytnout a dlouhou dobu existovat zcela mimo kontrolu. Přitom každá neodhalená škodlivá činnost aktivně ubližuje společnosti a může nabývat mnoha podob od různých forem úplatkářství, neoprávněných darů a jiných výhod, zpronevěry majetku nebo například protiprávního jednání v souvislosti s veřejnými zakázkami. Současně má ze škodlivého jednání hlavní prospěch sám jednající a případné krátkodobé benefity pro samotnou společnost budou překonány dlouhodobými dopady po odhalení škodlivého jednání. Mezi dopady korupce a další protiprávní činnosti patří, a to i před zahájením trestního či správního řízení, zejména poškození finančního zdraví podniku, ztráta majetku, zhoršení kvality poskytovaných produktů a služeb a obecně zhoršení reputace a ztráta důvěry mezi zaměstnanci a obchodními partnery. I neodhalenou korupci a jiné protiprávní jednání tak lze jednoznačně označit za škodlivé pro společnost a zájem na jejich identifikaci a předcházení za vysoký. Současně je třeba vyzdvihnout, že vždy existuje vysoké riziko, že protiprávní jednání bude odhaleno mimo kontrolu podniku (zejména orgány činnými v trestním řízení nebo příslušnými správními orgány).
Při absenci efektivního oznamovacího systému tak existuje značné riziko, že společnost sama nebude schopná škodlivé jednání včas identifikovat a napravit, a bude jím tak nadále poškozována, nebo za něj dokonce následně bude (spolu) odpovídat.
Dopady odhalené škodlivé činnosti
Odhalené protiprávní jednání má potom na společnost zcela zásadní dopady. Při absenci efektivního a důvěryhodného oznamovacího systému se zvyšuje šance, že se zaměstnanci nakonec obrátí na úřady, orgány činné v trestním řízení, nebo dokonce na média. Totéž platí v případě, že na podané oznámení společnost adekvátně nereaguje. Po externím oznámení mimo kontrolu společnosti se významně snižuje účinnost případných následných opatření a komplikuje se práce krizového managementu. Zejména je limitována schopnost společnosti ovlivnit narativ, který bude s případnou kauzou svázán. Naopak při využití interního oznamovacího systému může vedení podniku včas škodlivé jednání zastavit, řídit krizovou komunikaci a podniknout následné kroky ve vlastní režii.
Odhalené škodlivé jednání bude nutně mít i další dopady na společnost, zejména negativní publicitu, kterou dochází k poškození reputace a důvěryhodnosti u široké veřejnosti, další poškození finančního zdraví, obecné snížení pracovní morálky nebo ztrátu zájmu uchazečů o zaměstnání. Toto vše se pochopitelně promítne i do hodnoty firmy. Znaky dobrého oznamovacího systému
Zavést dobře fungující oznamovací systém, zvlášť ve větší společnosti, není nic snadného, neboť by měl vhodně kombinovat interní předpisy a interní procesy pro podávání oznámení a reakci na ně, zavést etický kodex, smluvní vzory a smluvní doložky reflektující protikorupční a další závazky společnosti a současně zavést samotnou oznamovací linku. Tím nejlepším systémem je takový systém, který vhodně implementuje výše uvedené a který je současně přizpůsobený na míru konkrétní společnosti. Pouze tak může být skutečně funkční a plnit hlavní cíle, které jsme představili v tomto článku.
Podstatné je nové dokumenty a procesy provázat s těmi existujícími. Samotná oznamovací linka by měla vedle oznamování umožnit také důvěrné konzultace tak, aby kdokoliv s podezřením na protiprávní činnost měl snadný přístup k odborné konzultaci. Oznamovací systém by současně měl být uživatelsky přívětivý a dostupný. Zaměstnance je třeba s existencí oznamovacího systému a způsobem jeho používání seznámit a v případě potřeby toto seznámení i doložit. Dovnitř i navenek společnosti současně musí být jasně komunikován postoj společnosti a závazek vedení zajistit dodržování právních předpisů a ochranu oznamovatelů. Pouhý formální systém spočívající například v nově zřízené e-mailové adrese a směrnici pro oznamování tak možná naplní požadavky zákona, ale rozhodně není dostatečný pro reálné využívání a pro vyvinění společnosti z trestní odpovědnosti.
Sami, nebo s odborníky?
Společnost by se v každém případě měla na tvorbě oznamovacího systému a souvisejících procesů aktivně podílet vzhledem k detailní znalosti systému interních předpisů a procesů i rizik. Zejména firmy bez vlastního právního či compliance oddělení (ale často i s ním, pokud se zaměstnanci na problematiku systémů řízení a oznamování protiprávní činnosti nespecializují) ale mohou mít problém se splněním všech požadavků zákona o ochraně oznamovatelů. Zároveň existuje velký rozdíl mezi systémem, který pouze naplní zákonné požadavky, a efektivním oznamovacím systémem, který současně využívá poznatků a procesů dle ISO norem, stejně jako rozhodovací praxe národních, zahraničních a evropských orgánů (bohatou judikaturou k whistleblowingu v současnosti disponuje zejména Evropský soud pro lidská práva).Ve většině případů je proto vhodné hledat spolehlivého partnera, který vám s implementací oznamovacího systému pomůže. Partner je schopen nastavit procesy a předpisy na míru tak, aby byly v plné míře naplněny předpoklady efektivního oznamovacího systému, jak jsou popsány výše. Výsledný oznamovací systém vám pak pomůže lépe identifikovat škodlivou činnost, řešit ji a také předcházet právním a ekonomickým dopadům případné protiprávní činnosti na společnost. V neposlední řadě může důvěryhodný partner zajistit také provoz samotného oznamovacího systému včetně role příslušné osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů, která jednotlivá oznámení přijímá a posuzuje. Vyřizování oznámení zcela mimo strukturu společnosti může přispět k důvěryhodnosti systému pro zaměstnance. Zapojení partnera může mít i finanční pozitiva, protože partner zabývající se oznamováním profesionálně významně snižuje náklady na provoz oznamovací linky.
***
Zavedení oznamovacího systému je dlouhodobý proces, který navíc nikdy zcela nekončí. Stávající procesy je třeba aktualizovat a zohlednit přitom růst společnosti, rozšiřování předmětu činnosti nebo zkušenosti s odhaleným protiprávním jednáním. Správně implementovaný oznamovací systém se ale v důsledku vyplatí, protože v porovnání s ekonomickými a reputačními dopady odhalené i neodhalené protiprávní činnosti jsou náklady na oznamovací systém v podstatě zanedbatelné.
I neodhalenou korupci a jiné protiprávní jednání lze jednoznačně označit za škodlivé pro společnost a zájem na jejich identifikaci a předcházení za vysoký.
