Autoři: JUDr. Ing. Miloš Olík, Ph.D., LL.M., FCIArb, JUDr. Margarita Karešová Kucharčuk a Mgr. František Halfar, Ph.D.
V rámci tématu e-hearingu v rozhodčím řízení v období nákazy COVID-19 je rozhodně nutné upozornit nejen na aktuální doporučení vydávaná v reakci na nákazu COVID-19, ale též na některé jiné iniciativy, jež se touto problematikou zabývaly již před obdobím pandemie.
Tou je například tzv. Soulský protokol o videokonferencích v mezinárodním rozhodčím řízení (v původním znění „Seoul Protocol on Video Conferencing in International Arbitration“; dále jen „Soulský protokol“). Ten byl představen už v listopadu 2018 v rámci konference Asia Pacific ADR Conference v korejském Soulu a nyní v březnu 2020 vydán Korejským výborem pro obchodní arbitráž (Korean Commercial Arbitration Board).
Na rozdíl od doporučení Rozhodčího soudu při ICC, jimž jsme se věnovali v předchozím příspěvku zde [hyperlink na díl 2], který nabízí stranám a rozhodcům tzv. checklisty organizačních otázek k vyjasnění spolu s doprovodným vysvětlením právních otázek, se Soulský protokol zaměřuje spíše na otázky organizačně-technické a nabízí konkrétní řešení. Byl vyvinut skupinou odborníků z praxe se záměrem vytvořit doporučení (nezávazného charakteru), jež budou zajišťovat co nejefektivnější organizaci a průběh ústního jednání prostřednictvím telekonference.
Za tímto účelem tak Soulský protokol vymezuje konkrétní doporučení k celkem 9 jednotlivým otázkám:
- výslech svědka: na videu má být dostatečně zobrazena místnost, kde se nachází svědek; svědek vypovídá ve stoje nebo v sedě, ale vždy u prázdného stolu; výslech má být zásadně veden pod dozorem rozhodců, kteří mohou kdykoli ukončit videokonferenci, budou-li mít za to, že vedení výslechu tímto způsobem je natolik nevyhovující, že je nespravedlivé ke kterékoliv straně v něm pokračovat;
- místo konání (přenosu): strany mají vyvinout největší úsilí za účelem zajištění co nejhladšího průběhu videokonference; na každém z míst, odkud se videokonference koná, má být k dispozici na zavolání přinejmenším jedna technicky zdatná osoba pro asistenci při plánování, zkoušení a vedení videokonference; připojení má být odpovídajícím způsobem zajištěno proti jeho možnému narušení třetími stranami (např. IP-to-IP šifrování);
- pozorovatelé: během podání svědecké výpovědi se videokonference mohou účastnit také jejich právní zástupci, tlumočníci, právní asistenti pro práci s dokumenty a zástupci právních týmů stran; před začátkem videokonference musí být totožnost všech přítomných osob sdělena ostatním účastníkům a rozhodcům (tito mohou totožnost přítomných osob na začátku videokonference ověřit);
- dokumenty: pravidla o dokumentech jsou již nyní používána v rozhodčích řízeních. Protokol uvádí, že všechny dokumenty, na něž se při výslechu svědka odkazuje, musí být svědkovi k dispozici; všechny používané dokumenty mají být součástí tzv. dohodnuté složky dokumentů; dokumenty lze mít pro účely jednání též uloženy na konkrétním serveru přístupném ze všech počítačů v místnostech používaných pro videokonferenci účastníkům videokonference; lze doporučit též použití oddělené (dodatečné) obrazovky/okna pro zobrazování dokumentů během jednání;
- technické požadavky: videokonference musí být vedena za dostatečné kvality tak, aby byl zajištěn řádný přenos audio a video signálu (technické požadavky blíže vymezuje příloha 1 Protokolu); každý účastník videokonference musí mít zajištěn mikrofon, jež dostačujícím způsobem umožňuje zesílení jeho hlasu a případně též přepis jeho výpovědi; kamery musí být umístěny a nastaveny tak, aby byl každý účastník videokonference vidět;
- zkušební průběh videokonference a záložní možnosti: strany by před samotnou videokonferencí měly alespoň dvakrát vyzkoušet spojení; strany musí mít v záloze jinou možnost spojení (např. telekonferenci) pro případ nečekaných technických potíží;
- tlumočení: strany v případě potřeby poskytnou svědkům tlumočníka; obecně je vhodnější formou následné tlumočení oproti simultánnímu;
- záznam: záznam z telekonference může být pořízen jen se svolením rozhodců; pořízený záznam musí být rozhodcům i stranám zpřístupněn do 24 hodin po jednání;
- příprava videokonference: strany by měly konání videokonference navrhnout rozhodcům nejpozději 72 hodin před jednáním; navrhující strana by měla zajistit příslušné technické zázemí a oznámit to účastníkům videokonference; navrhující strana též ponese případné dodatečné náklady spojené s konáním videokonference; strany by se měly předem dohodnout na některých technických otázkách, jako např. na zasedacím pořádku nebo záložních plánech pro případ technických problémů.
Je nutné zopakovat, že se jedná toliko o doporučení, přičemž ne vždy musí být nutně použitelná. V každém rozhodčím řízení bude nutné vzít v potaz nejen příslušná procesní pravidla, ale také očekávání stran vzhledem k vedení řízení. S ohledem na poslední uvedené doporučení lze například uvést, že v řadě případů se iniciativa ve vztahu k zajištění organizace a technického zázemí telekonference nebude očekávat od stran, ale samotných rozhodců. Obdobné platí pro náklady spojené s telekonferencí, jež rozhodně nemusí hradit pouze navrhující strana řízení, ale v mnoha případech bude účelnější, aby strany tyto náklady hradily společně.
V každém případě Soulský protokol obsahuje řadu vhodných návrhů pro zajištění efektivního ústního jednání prostřednictvím telekonference. V tomto ohledu jej tak s výše uvedenou výhradou, tj. zohlednění procesních pravidel a očekávání stran, lze použít jako vodítko pro organizaci virtuálního ústního jednání, a to jak v tuzemském, tak mezinárodním rozhodčím řízení.
