Autor: Mgr. Ondřej Křížek
Manuál právního jednání podnikatele v elektronické formě
V souvislosti s šířením koronaviru SARS-CoV-2 a panujícími omezujícími opatřeními se mnozí podnikatelé snaží využívat při vyřizování každodenních byznysových záležitostí primárně prostředků komunikace na dálku. Mnohdy u nich však panují nejasnosti ohledně pravidel uzavírání smluv v elektronické formě, jednání se zaměstnanci mimo pracoviště, rozhodování orgánů obchodních korporací a distanční komunikace s úřady. Níže proto přinášíme stručný manuál, který Vám pomůže zorientovat se v právní úpravě těchto základních oblastí.
- Uzavírání smluv v elektronické podobě s obchodními partnery
V první řadě je nutné si uvědomit, že smlouva je až na zákonné výjimky uzavřena, jakmile si strany ujednají její podstatný obsah, a to aniž by bylo nutné tento obsah jakkoli zachytit. Protože se ale mezi smluvními stranami mohou později vyskytnout spory o existenci smlouvy, její zachycení v písemné podobě lze v každém případě jednoznačně doporučit.
Pro zachycení obsahu běžné obchodní smlouvy v elektronické podobě neexistují žádná zvláštní pravidla a zejména u jednodušších smluv tak postačí, pokud si smluvní strany jejich obsah potvrdí např. jen e-mailem. K uzavření smlouvy v takovém případě dojde souhlasným projevem vůle obou smluvních stran. Předcházet mu může vyjednávání o jednotlivých smluvních podmínkách, ale např. při pravidelném odebírání výrobního materiálu od stejného dodavatele může být smlouva uzavřena již pouhou akceptací nové objednávky. Vždy je však třeba dbát, aby v rámci komunikace stran byly prokazatelně sjednány všechny podstatné podmínky vzájemného plnění (tedy zejména předmět plnění, jeho cena a kvalita, způsob a doba dodání i platební a sankční podmínky). V případě složitějších smluv se pak preferuje upravit smluvní podmínky v samostatné listině.
Při jakémkoli z uvedených postupů nicméně půjde o písemné právní jednání, k jehož platnosti se vyžaduje podpis jednajícího. Ten může být připojen např. k potvrzujícímu e-mailu nebo zmíněné samostatné listině. Podpis by měl umožnit identifikovat jednající osoby, k čemuž postačí tzv. prostý elektronický podpis. Prostým elektronickým podpisem jsou data v elektronické podobě, která jsou připojená či logicky spojená k jiným elektronickým datům a které podepisující osoba používá k podepsání (např. i pouhý řetězec znaků v patičce e-mailové zprávy).
Mimo to lze samozřejmě využít i „kvalifikovanější“ formy elektronického podpisu, které již musí splňovat přísnější požadavky na ně kladené právní úpravou.[1] Jedná se o tzv. zaručené, uznávané a kvalifikované elektronické podpisy. Uznávaný elektronický podpis musí být založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis vydaném některým z kvalifikovaných poskytovatelů služeb vytvářejících důvěru [2], který ověří (a garantuje) identitu podepisujícího. Oproti tomu zaručený elektronických podpis, který není založen na kvalifikovaném certifikátu, mohou vydávat i komerční poskytovatelé. V případech dle předchozí věty se jedná o tzv. komerční certifikáty, které dříve sloužily například k přihlašování do internetového bankovnictví, přičemž v současné době je tento způsob nahrazován bezpečnějšími mechanismy. Vzhledem k absenci kvalifikovaného statusu jejich vydavatele, komerční zaručené elektronické podpisy identitu podepisujícího de facto nezaručují. Oproti komerčním zaručeným elektronickým podpisům uznávaný elektronický podpis, který je navíc vytvořen pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických podpisů (typicky čipové karty) je považován za „nejvyšší typ“ elektronického podpisu. Tento typ podpisu garantuje jak jednoznačnou identifikaci podepisujícího, tak i nezměnitelnost dat a je jako jediný uznáván napříč EU (jedná se o tzv. kvalifikovaný elektronický podpis). O rozdílech v různých formách elektronických podpisů a způsobu, jak zjistit jaký konkrétní podpis je k elektronickému dokumentu připojen, jsme podrobně pojednali v našem Manuálu pro určení statusu elektronického podpisu, dostupném na https://rowan.legal/dokumenty/smlouvy/.
Na okraj uvádíme, že v některých případech zákon požaduje, aby byla smlouva uzavřena písemně a podpisy na ní byly úředně ověřeny. Pro úředně ověřený podpis zatím přitom bohužel neexistuje obecný elektronický ekvivalent a v každém konkrétním případě je tak možnost využití uznávaného elektronického podpisu namísto úředního ověření nutno samostatně posoudit.
Na závěr doplňujeme, že i v případě elektronického uzavírání smluv je třeba brát v potaz obecná pravidla kontraktačního procesu. Chcete-li tak např. část obsahu smlouvy určit odkazem na obchodní podmínky, musí být tyto ke smlouvě připojeny nebo musíte být schopni prokázat, že je druhá smluvní strana znala. Platí i to, že přijetím nabídky na uzavření smlouvy s drobnou odchylkou dojde k uzavření smlouvy ve znění této odchylky a pokud tedy trváte na uzavření smlouvy ve Vámi navrhovaném znění, musíte druhé smluvní straně sdělit, že navrženou odchylku odmítáte. Doporučujeme také s obchodním partnerem sjednat, že písemnou formu mají mít i případné změny a dodatky smlouvy a domluvit se, jakou formou komunikace na dálku mají být tyto odsouhlaseny.
Co se týče vystavování faktur za Vámi dodané zboží a služby, upozorňujeme, že s online fakturací musí Váš odběratel souhlasit. Tento souhlas je tak vhodné upravit přímo ve smlouvě, ať už bude uzavřena přímo v rámci e-mailové komunikace nebo elektronickým podpisem samostatné listiny.
- Uzavírání distančních smluv se spotřebiteli
Rovněž se spotřebiteli se nyní hodí uzavírat smlouvy elektronicky a prodávat jim zboží a služby přes internet. Oproti prodeji v provozovnách je v takovém případě nutné pamatovat na některá specifika, která distanční komunikace se zákazníky (tedy nepodnikajícími fyzickými osobami) má.
Objedná-li si spotřebitel Vaše zboží nebo služby distančním způsobem (ať už na internetu nebo třeba po telefonu), dochází k uzavření smlouvy na dálku. Podnikatel má v takovém případě rozšířenou informační povinnost a zákazníkovi tak musí sdělit nejen standardní informace poskytované i v případě osobního kontaktu v provozovně. Kromě údajů o ceně a vlastnostech produktu, nákladech na jeho dodání, podmínkách reklamace nebo informací o právu využít možnosti mimosoudního vyřizování svých stížností tak spotřebitel musí být navíc informován i o:
- Možnosti odstoupit od smlouvy bez udání důvodu do 14 dnů od jejího uzavření (v případě koupě zboží od jeho převzetí) a o postupu uplatnění tohoto práva. Zde upozorňujeme, že právo odstoupit od smlouvy nevzniká např. pokud je objednané zboží upraveno podle přání spotřebitele nebo pokud jde o zboží, které podléhá rychlé zkáze. Pro odstoupení musí být spotřebiteli poskytnut vzorový formulář, jehož obsah je stanoven v příslušném nařízení vlády;
- Povinnosti nést v případě odstoupení od smlouvy náklady spojené s navrácením zboží či zaplatit poměrnou část ceny služby, s jejímž plněním už podnikatel započal. Je-li však předmětem smlouvy poskytování služeb, může podnikatel začít s jejich plněním ve lhůtě pro odstoupení od smlouvy pouze na základě výslovné žádosti spotřebitele.
Při odstoupení od smlouvy je spotřebitel povinen vrátit přijaté zboží do 14 dnů od odstoupení. Podnikatel přitom není povinen vrátit přijaté peníze dříve, než je mu zboží předáno anebo než mu spotřebitel prokáže, že jej podnikateli odeslal. Pokud spotřebitel zvolil jiný než nejlevnější způsob dodání zboží, který podnikatel nabízí, náklady na dodání lze vrátit pouze ve výši odpovídající této nejlevnější nabízené variantě. Zákazník rovněž odpovídá za snížení hodnoty zboží vzniklé v důsledku nešetrného nakládání s ním.
Obvykle bude komunikace se spotřebiteli probíhat prostřednictvím e-shopu a o objednávce a jejích detailech tak bude existovat dostatek důkazů. Není proto třeba trvat na podepisování smlouvy a postačí, pokud zákazník odešle objednávku a potvrdí, že se seznámil s obsahem Vašich obchodních podmínek. Ty doporučujeme zpracovat pro každý e-shop a zahrnout do nich základní podmínky nakupování u Vás. Pozor ale na ustanovení, která by byla pro spotřebitele zvláště nevýhodná nebo zakládala nerovnováhu v právech a povinnostech stran v neprospěch spotřebitele. K jejich obsahu by se totiž nepřihlíželo. Mimo obchodních podmínek je nutné poskytnout spotřebiteli rovněž informace o podmínkách zpracování jeho osobních údajů, přičemž seznámení s nimi doporučuje zákazníky rovněž nechat potvrdit.
Co se týče vzniku smlouvy, nutné je rovněž rozlišovat, zda samotné vystavení či prezentace zboží na internetu je nabídkou natolik konkrétní, že jejím potvrzením ze strany spotřebitele dojde k uzavření smlouvy (typicky v e-shopech). V takovém případě totiž bude mít podnikatel povinnost zboží či služby za uvedených podmínek spotřebiteli skutečně poskytnout, ledaže dojde k vyčerpání zásob nebo následné nemnožnosti plnění. Bude-li však z okolností zřejmé, že podnikatel vystavením zboží toto přímo nenabízí k prodeji, ale pouze jej nezávazně prezentuje, bude způsob uzavírání smlouvy odlišný. Vystavení zboží bude v takovém případě pouhou výzvou k podávání nabídky, kterou následně podnikatel zájemci o koupi musí potvrdit.
- Elektronizace právního jednání v pracovněprávních vztazích
I v pracovněprávních vztazích je obecně možné jednat písemně, ústně nebo i nevýslovně (čili konkludentním způsobem). Zákoník práce však u celé řady právních jednání stanoví povinnost písemné formy, aniž by však specifikoval požadavky na podepisování příslušné pracovněprávní dokumentace. Využít tak obecně půjde jakýkoli typ elektronického podpisu, který zajišťuje dostatečnou identifikaci jednající osoby (včetně již zmíněného prostého elektronického podpisu).
Jde-li však o významné pracovněprávní dokumenty, zákoník práce obsahuje podrobnou úpravu způsobů jejich elektronického doručování. V této úpravě se dočteme, že písemnosti, které se týkají vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, nebo dále odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, se doručují zaměstnanci do vlastních rukou a to buď na pracovišti, prostřednictvím provozovatele poštovních služeb anebo sítě elektronických komunikací. Tuto poslední možnost však zaměstnavatel může využít jen pokud zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování.
Taková elektronicky doručovaná písemnost navíc musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a zaměstnanec její převzetí musí potvrdit datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
Pokud sám zaměstnanec zvolí způsob doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, může takto postupovat rovněž pouze tehdy, pokud s tím zaměstnavatel souhlasí, přičemž písemnost musí podepsat opět uznávaným elektronickým podpisem založeném na kvalifikovaném certifikátu. Její převzetí musí zaměstnavatel potvrdit datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou prostřednictvím své uznávané elektronické pečetě.
Je bohužel zřejmé, že naplnění všech zákonných požadavků na elektronické doručování uvedených významných pracovněprávních dokumentů je značně komplikované a využít jej bude schopna menšina zaměstnavatelů. Obcházení těchto pravidel má přitom za následek, že chybně doručené právní jednání je stiženo neplatností nebo se k němu vůbec nepřihlíží. Zaměstnavateli navíc hrozí v některých případech i pokuta od inspekce práce.
Pokud se k tématu chcete dozvědět více, podívejte se na náš článek, uveřejněný na: https://www.epravo.cz/top/clanky/elektronizace-pravniho-jednani-v-pracovnepravnich-vztazich-110269.html.
- Rozhodování orgánů obchodních korporací
Za současné situace se i orgány obchodních korporací snaží vyřešit co nejvíce záležitostí distanční formou. Pokud však kolektivní orgány chtějí přijmout rozhodnutí elektronicky, musí jim to umožňovat příslušné korporátní dokumenty. Níže stručně nastiňujeme podmínky distančního elektronického rozhodování u společností s ručením omezeným (dále jen „s.r.o.“) a u akciových společností (dále jen „a.s.“).
Možnost hlasovat na valné hromadě nebo rozhodovat mimo ni (tzv. rozhodování per rollam) s využitím technických prostředků (tedy zejména elektronicky na dálku) musí u akciové společnosti výslovně připouštět stanovy a u společnosti s ručením omezeným postačí, že společenská smlouva tento způsob rozhodování výslovně nevylučuje (pokud by tedy byl tento způsob u s.r.o. výslovně ve společenské smlouvě vyloučen, nelze jej použít). Podmínky tohoto hlasování nebo rozhodování musí být určeny tak, aby umožňovaly společnosti ověřit totožnost osoby oprávněné vykonávat hlasovací právo a určit podíly, s nimiž je spojeno vykonávané hlasovací právo, jinak se k hlasům odevzdaným takovým postupem ani k účasti takto hlasujících společníků/akcionářů nepřihlíží.
Další orgány společnosti (tedy představenstvo a.s., dozorčí nebo správní rada a.s. a jednatelé – ti pouze tehdy, pokud tvoří kolektivní orgán, což bude spíše výjimečně a zjistíte to z textu společenské smlouvy) mohou rovněž rozhodovat per rollam, tedy mimo zasedání svého orgánu, a to i elektronicky za předpokladu, že to společenská smlouva s.r.o. nebo stanovy a.s. umožňují.
Vždy je však třeba myslet na to, že kde k osvědčení příslušného rozhodnutí zákon vyžaduje pořízení notářského zápisu nebo připojení úředně ověřeného podpisu, bude nutné řídit se i dalšími zákonnými požadavky.
Budete-li chtít postup rozhodování per rollam využít, lze pro tyto účely využít naše vzorové dokumenty, které naleznete na: https://rowan.legal/dokumenty/korporat/. Součástí těchto vzorových dokumentů je i stručný popis, jak by měly být správně použity.
- Komunikace s úřady a soudy
Pravidla elektronické komunikace s úřady a soudy jsou podrobně stanovena v jednotlivých procesních právních předpisech. Detaily úpravy se tak liší podle toho, s jakými konkrétními institucemi podnikatel jedná.
Obecně však lze říci, že komunikovat nelze pouze formou „obyčejných“ emailů a vyžaduje se buď zasílání dokumentů prostřednictvím datové schránky nebo jejich podepisování formou uznávaného elektronického podpisu. Prostý e-mail často postačí pro účely zachování lhůty, v níž mělo být konkrétní podání učiněno, následně je však nutné podání potvrdit originálním listinným podáním. Pokud datovou schránkou ani uznávaným elektronickým podpisem nedisponujete, můžete si je v zájmu usnadnění komunikace s úřady a soudy kdykoli zřídit.
[1] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES, Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce
[2] Seznam kvalifikovaných poskytovatelů služeb vytvářejících důvěru a poskytovaných kvalifikovaných služeb vytvářejících důvěru je dostupný na: http://www.mvcr.cz/clanek/seznam-kvalifikovanych-poskytovatelu-sluzeb-vytvarejicich-duveru-a-poskytovanych-kvalifikovanych-sluzeb-vytvarejicich-duveru.aspx.
